Voordat je begint
Je doet de aangifte in Mijn Belastingdienst Zakelijk, met eHerkenning of DigiD. Leg vooraf alle facturen van het kwartaal klaar, en de bonnen en inkoopfacturen van je kosten.
- Je kijkt naar de factuurdatum, niet naar wanneer er betaald is.
- Bedragen vul je in hele euro's in. Afronden mag in je voordeel: omzet en te betalen btw naar beneden, voorbelasting naar boven.
- Links vul je het bedrag zonder btw in, rechts de btw zelf.
- Een vak dat niet voor jou geldt, laat je leeg of vul je in met 0.
Rubriek 1: omzet in Nederland
Leveringen/diensten belast met hoog tarief
De omzet waarover je 21% btw rekende, zonder de btw zelf. Rechts de btw die je daarover in rekening bracht.
Leveringen/diensten belast met laag tarief
Omzet met het verlaagde tarief van 9%. Gebruik dit alleen voor werk of producten die volgens de Belastingdienst onder 9% vallen.
Leveringen/diensten belast met overige tarieven, behalve 0%
Voor bijna iedereen leeg. Dit vak is voor bijzondere gevallen, zoals sportkantines.
Privégebruik
Alleen in de laatste aangifte van het jaar. Gebruik je zakelijke spullen ook privé, zoals de auto van de zaak, dan corrigeer je hier de btw die je daarvoor eerder hebt afgetrokken.
Leveringen/diensten belast met 0% of niet bij u belast
Omzet zonder Nederlandse btw. Bijvoorbeeld facturen waarop je de btw hebt verlegd naar een Nederlandse afnemer, zoals een aannemer als je onderaannemer bent. Alleen het bedrag, geen btw.
Regivaro zet elk kwartaal alle vakken voor je klaar uit je facturen en kosten, met uitleg per vak en een automatische controle. Jij neemt ze alleen nog over.
Rubriek 2: btw verlegd naar jou
Leveringen/diensten waarbij de heffing van omzetbelasting naar u is verlegd
Een Nederlandse onderaannemer of leverancier heeft de btw naar jou verlegd: op zijn factuur staat "btw verlegd". Links het factuurbedrag, rechts de btw die je zelf uitrekent. Die btw trek je in 5b meteen weer af, dus per saldo betaal je meestal niets.
Rubriek 3: omzet in het buitenland
Leveringen naar landen buiten de EU (uitvoer)
Goederen die je uitvoert naar een land buiten de EU. Alleen het bedrag; je rekent geen Nederlandse btw.
Leveringen naar of diensten in landen binnen de EU
Goederen of diensten voor een bedrijf in een ander EU-land, waarbij je de btw verlegt naar die klant. Op je factuur staat het btw-nummer van de klant. Alleen het bedrag. Wat hier staat, geef je ook per klant op in de ICP-opgave.
Installatie of afstandsverkopen binnen de EU
Voor bijzondere gevallen: installeren in een ander EU-land, of verkopen aan particulieren in andere EU-landen boven de drempel. De meeste kleine bedrijven laten dit leeg.
Rubriek 4: inkoop uit het buitenland
Leveringen/diensten uit landen buiten de EU
Diensten die je inkocht bij een bedrijf buiten de EU, zonder btw op de factuur. Bijvoorbeeld een software-abonnement uit de VS. Links het bedrag, rechts de Nederlandse btw die je zelf uitrekent. Die btw trek je in 5b weer af.
Leveringen/diensten uit landen binnen de EU
Inkoop bij een bedrijf in een ander EU-land dat geen btw rekende, omdat jouw btw-nummer op de factuur staat. Links het bedrag, rechts de Nederlandse btw die je zelf uitrekent. Ook die trek je in 5b weer af.
Rubriek 5: voorbelasting en totaal
Verschuldigde omzetbelasting
Het totaal van de btw uit de vakken hierboven. Dit rekent het formulier zelf uit.
Voorbelasting
De btw op je zakelijke kosten die je terugvraagt: de btw op bonnen en inkoopfacturen van Nederlandse leveranciers, plus de btw uit 2a, 4a en 4b. Alleen met een factuur of bon. Privé-uitgaven tellen niet mee, en ook niet bijvoorbeeld eten en drinken in een restaurant.
Subtotaal en bijzondere regels
5c is het subtotaal (5a min 5b) en rekent het formulier zelf uit. 5d, 5e en 5f zijn voor bijzondere situaties; de meeste ondernemers laten ze leeg.
Totaal te betalen of terug te vragen
Dit bedrag betaal je, met het betalingskenmerk dat je na het indienen krijgt. Is het negatief, dan krijg je het terug.
De ICP-opgave
Staat er een bedrag in vak 3b? Dan doe je ook de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP). Dat is een aparte opgave in Mijn Belastingdienst Zakelijk, meestal per kwartaal en met dezelfde deadline als de btw-aangifte.
- Per klant vul je in: het land, het btw-nummer en het bedrag.
- Leveringen van goederen en diensten geef je apart op.
- Het totaal moet gelijk zijn aan vak 3b.
Veelgestelde vragen
Ik had dit kwartaal geen omzet. Moet ik dan toch aangifte doen?
Ja. Ook als je niets hebt om aan te geven, doe je aangifte. Je vult dan overal 0 in.
Ik heb een fout gemaakt in een eerdere aangifte. Wat nu?
Gaat het om € 1.000 btw of minder, dan verwerk je de correctie in je volgende aangifte. Is het meer, dan dien je een suppletie in via Mijn Belastingdienst Zakelijk, binnen acht weken nadat je de fout hebt ontdekt.
Wat gebeurt er als ik te laat ben?
Dan kun je een boete krijgen, ook als je het bedrag te laat betaalt. Doe de aangifte zo snel mogelijk alsnog.
Moet ik aangifte doen als ik meedoe aan de kleineondernemersregeling (KOR)?
Nee. Met de KOR reken je geen btw en doe je geen btw-aangifte. De KOR is voor ondernemers met minder dan € 20.000 omzet per jaar, zonder btw. Je meldt je aan bij de Belastingdienst.
Hoe lang moet ik mijn facturen en bonnen bewaren?
In de regel 7 jaar.
Regivaro vult de vakken in uit je facturen en kosten, controleert of alles klopt en herinnert je aan de deadline. Bekijk in de handleiding hoe het werkt.
Deze gids is algemene uitleg en geen belastingadvies. Hij is gebaseerd op de toelichting van de Belastingdienst bij de btw-aangifte. Twijfel je over jouw situatie, kijk dan op belastingdienst.nl of vraag het een adviseur.